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    淺談專利代理機構如何提升代理質量

      

    淺談專利代理機構如何提升代理質量

    原標題:專利代理機構如何提升代理質量?業內人士如是說

    編者按:專利代理機構可持續發展的關鍵是提升代理服務質量,提升代理服務質量的關鍵是專利代理機構內部實行科學化、精細化、標準化管理。專利代理機構只有通過提升管理水平,拓展管理維度,以市場需求為導向,不斷提升服務質量,才能為申請人提供最大的權益保障。具體來說,專利代理機構如何提高代理質量?本文作者認為,在組建優秀代理團隊的基礎上,提供嚴謹規范的代理服務,結合客戶的需求提供定制化的服務,是提升代理質量有效途徑。

    專利是知識產權的重要內容。目前,知識產權行政機關、專利代理行業協會和創新主體對專利代理質量的要求都越來越高。對以專利代理為核心業務的專利代理機構而言,提升服務質量更是其生存發展的基礎。專利代理機構如何提高代理質量?筆者認為:在組建優秀代理團隊的基礎上,提供嚴謹規范的代理服務,結合客戶的需求提供定制化的服務,是提升代理質量有效途徑。

    專利代理機構的現狀與問題

    目前,我國專利代理機構在人才培養、市場競爭、服務質量等方面還存在以下問題。

    其一,人才培養成本高且流動性大。專利代理人需要具備理工科的專業背景,同時兼具法律知識,文理兼修。但由于專利代理行業對專業素質要求較高,工作的強度較高,服務的周期漫長以及收入分配和社會地位等多方面因素的影響,很多專利代理人員工作一段時間后往往選擇跳槽或者轉行。

    其二,部分專利代理機構采取低價和不正當競爭手段,影響正規代理機構的發展。專利代理機構的設立門檻不高,僅需要三名執業滿兩年的專利代理人即可成立專利代理機構。為了能夠搶占市場,有一些專利代理服務機構通過低價競爭或不正當方式獲得申請人和發明人的聯系信息接洽業務,對正規的專利代理機構沖擊力較大,不利于整個行業健康發展。

    其三,專利申請文件撰寫質量有待提高,后續流程管理有待完善。專利代理行業中大部分代理機構仍是規模小、業務單一的中小型專利代理機構,專業管理人才較為匱乏,內部管理和服務水平不能適應發展需要,管理能力較為薄弱和滯后。然而,專利代理不僅僅是申請文件撰寫的過程,而是一個長期的代理服務過程,專利后續流程管理需要高度重視。

    其四,業務范圍有待拓展,承辦高端知識產權服務的能力有待提升。由于承辦高端知識產權服務對專業技術要求更高,綜合能力更強,需要花費大量的培養成本和精力,目前我國大多數專利代理機構所承辦的業務權局限于專利代理和流程管理等常規代理服務。

    提升代理質量的措施與方法

    針對以上問題,筆者提出以下建議:

    提高人才引進門檻,以專業技能和服務質量作為調節收入水平的主要依據。專利代理從業人員必須具備專業的素質水平,高度的責任心,嚴謹的工作作風,良好的法律素養,還要能夠自覺地遵守執業紀律和職業道德。專利代理機構在滿足執業要求的前提下,更應該重點關注從業人員對行業發展的認可度,以專業技能和服務質量為切入點對代理人員進行考核,除了要求專利代理人熟悉理論知識和業務流程以外,還應該重點關注代理人員是否熟練掌握與客戶溝通的技巧,具備幫助客戶挖掘、布局專利等執業技能,以此作為其提高收入的主要依據。同時,專利代理機構應與高校和科研院所進行深入合作,讓其在人才培育方面提供必要的技術和專家支持。

    以專業化的服務模式贏得口碑,爭做品牌機構。為了更好地服務客戶,專利代理機構應打破傳統的被動接受申請人委托代理的觀念,積極轉變服務理念,不斷創新服務模式,主動幫助客戶進行專利挖掘和布局。例如:針對客戶的重點項目,可以根據項目的學科背景組建相應的服務團隊,從項目開題準備、項目研究、項目結題直至項目產業化都與技術人員保持緊密的交流溝通,從中確定核心專利和外圍專利,形成強有力的專利保護網。

    在服務流程方面,專利代理機構對專利代理過程中的各環節應制定嚴格的時間節點控制。專利代理是一項需要具備工匠精神細細打磨的工作,不能貪圖短期的利益而放棄行業的準則,只有用心做好每一項業務,真正以代理質量為生命線的代理機構,才能成為行業發展的標桿,促進社會創新發展。

    制定規范化的代理制度,多環節提升服務質量。規范化管理是專利代理機構健康、順利發展的根本保障。專利代理機構應根據實際情況和形勢需要不斷完善各項規章制度。

    如建立質量管理部,通過多個環節把控服務質量,包括組織事務所內部業務學習、不定期參加外部培訓、演講比賽、撰寫質量評比活動等。對不具備獨立撰寫能力的代理人員實行導師制,由導師對其撰寫的專利申請文件逐一審稿,指導其學習與發明人溝通的技巧等,通過多種方式,培養綜合型的專利代理人才。成立質檢組,對專利代理全流程進行全面監控,定期抽檢專利申請文件撰寫質量以及審查意見的答復內容,并逐一形成質檢報告,作為年終代理人工作質量的主要考核依據。設立流程管理部,按專利生命周期劃分崗位明確分工,制定崗位操作規范。委托軟件公司結合機構管理流程,量身定制電子化的監控管理軟件,實現從案件初次接洽到案件維護全生命周期的監控和管理。設立部門差錯基金,實現激勵獎勵和差錯懲罰雙重功效。在提升服務質量的前提下,結合實際情況逐年修訂完善崗位操作手冊,要求部門成員嚴格按手冊執行,由部門負責人按工作情況進行績效考核。

    加強高端知識產權服務人才培養,采用合伙制度穩定核心團隊成員。近年來,隨著國家和省市知識產權戰略實施和企業需求的不斷提高,創新主體對專利分析、專利無效、專利訴訟、知識產權顧問、知識產權管理標準化示范創建輔導、省市知識產權戰略項目實施輔導、高價值專利培育等知識產權相關業務的需求逐漸增強。專利代理機構應順利市場需求進行業務延伸,根據客戶的實際情況,量身定制服務內容,幫助客戶提升專利保護水平,最大限度保障客戶的權益。

    為發揮全體員工的工作積極性和主動性,增強主人公意識,確保事務所持續、長久、穩健發展,2015年南京蘇高專利商標事務所開始推行合伙人制度,對所有合伙人不要求進行任何形式的實際投資,退出時無權要求分配資產,只要符合要求即可享受事務所年度分紅。該合伙制度的實施不僅僅是針對專利代理人,也涵蓋了事務所管理人員。該舉措極大增強了事務所核心團隊的凝聚力,為事務所的長遠發展增強了助力。

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